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SE Document
Gestión de Documentos y Registros

Visión General

Todos los días las empresas reciben y generan cantidades increíbles de información – propuestas, documentos de RH, informes financieros, órdenes de compra, contratos, documentos de calidad, diseños de ingeniería, formularios, anuncios, e-mails – y la lista continúa. Más de 90% de esta información es almacenada en documentos impresos y electrónicos. La gestión, la entrega y el control de documentos son esenciales para cualquier negocio. Las organizaciones no pueden crear y agregar valor al negocio sin administrar proactivamente los documentos que soportan sus negocios. Además, los documentos no deben ser sólo ruteados inteligentemente para apoyar las actividades del día a día, sino que también deben ser garantizados y controlados, de punta a punta, para proteger los activos corporativos y evitar litigios más tarde.

SE Document es un software que permite que las organizaciones automaticen de forma eficaz y eficiente la gestión de documentos electrónicos y en papel a lo largo de todo su ciclo de vida – capturar, crear, clasificar, publicar y almacenar, archivar y destruir. Cualquier persona autorizada – funcionarios, clientes, proveedores o aliados comerciales – puede administrar y trabajar en sus documentos de forma segura a cualquier hora y en cualquier lugar del mundo.

SE Document es un Sistema de Gestión de Documentos, que mejora significativamente la comunicación y el trabajo en equipo en todos los departamentos y áreas funcionales ayudando en la organización, gestión y manteniendo el control de documentos de modo que cualquier persona pueda encontrarlos cuando precise de ellos.

SE Document también minimiza los riesgos y costos asociados a un número creciente de procesos de conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa, como los relacionados con la ISO 9000 – Gestión de Calidad, Sarbanes-Oxley, FDA 21 CFR Parte 11 – Mantenimiento de Registros Electrónicos, Buenas Prácticas de Fabricación, ISO 14000, OHSAS 18000, y otros.


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Controles de seguridad de documentos
Indexación automática
Relación de documentos
Visualización del documento
Revisión y marcación de dibujos
Revisión y marcación de textos
Firma digital
Tareas del usuario

Recursos

SE Document es la solución completa de gestión de documentos electrónicos que administra todo el ciclo de vida del contenido, desde la creación hasta su archivado o descarte y posee las más completas funcionalidades en cada etapa del ciclo:

Capturar/Crear

  • Clasificación jerárquica de documentos en categorías;
  • Soporte a cualesquiera tipos de archivos sin la modificación de su formato original;
  • Integración perfecta con softwares populares como aplicativos de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Visio) y Open Office, software de diseño CAD (Autocad, Inventor, Microstation, SolidWorks, SolidEdge, etc.), Adobe PDF, Corel Draw, editores de imagen y muchos otros;
  • Uso de modelos en los procesos de creación y revisión de documentos;
  • Almacenamiento de los archivos en banco de datos o en servidores distribuidos con mecanismos de compresión y protección por contraseña;
  • Integración del contenido almacenado con el sistema de ERP corporativo.

Gestión/Revisión

  • Auditoría de acceso sobre las acciones ejecutadas (visualización, inclusión, exclusión e impresión de documentos);
  • Control de revisión de documentos utilizando workflow estándar o personalizado por la necesidad de negocio;
  • Definición de los derechos de acceso a los documentos por grupos de usuario y tipos de documento;
  • Mecanismo de seguridad para restricción de copia e impresión de documentos;
  • Marca de agua para identificación de copia controlada en la impresión de documentos;
  • Control de envío, recibimiento y cancelación de copias de documentos impresas o distribuidas por e-mail;
  • Emisión de listas maestras a partir de diversos criterios de clasificación;
  • Control de check-in y check-out para garantizar que un mismo documento no sea editado simultáneamente por varias personas;
  • Marcaciones (markup) y opciones de control de cambios para el rastreo de alteraciones específicas en un documento;
  • Firma digital en documentos y en archivos PDF atendiendo a requisitos de reglamentos y conformidades.

Entrega/Publicar

  • Búsqueda de documentos a partir de cualesquiera datos como número, asunto, palabra clave, etc.;
  • Búsqueda avanzada por textos en el propio cuerpo de los documentos [Full-Text Search];
  • Circulación electrónica de los documentos publicados con firma de conocimiento por los usuarios;
  • Visualizador propio para decenas de formatos de archivo, como Word, Excel, Autocad, formatos de imagen (bmp, tiff, jpeg, etc.);

Guardar/Preservar

  • Repositorios controlados que optimizan espacios y reducen el riesgo de cuestiones legales y conformidad;
  • Tabla de temporalidad para determinar el plazo de guardado de un documento y su destinación después de este plazo;
  • Archivado de documentos para definir cómo preservar y evitar riesgos legales por la retención de los mismos;
  • Remoción de documentos obsoletos sólo cuando sea posible excluirlos.

Acerca de SoftExpert

SoftExpert es la empresa líder de mercado en soluciones para la excelencia em gestión, ofrece softwares y servicios para mejoría de procesos de negocio, conformidad reglamentar y gobernanza corporativa.

Fundada en 1995 y en la actualidad con más de 2 mil clientes y 300 mil usuarios alrededor del mundo, las soluciones de SoftExpert son utilizadas por empresas de los más variados portes y áreas de actuación, incluyendo manufactura, gobierno, farmacéutico, hospitales y laboratorios, servicios financieros, alta tecnología y TI, educación, energía y utilidad pública, logística, comercio minorista, servicios, entre otros.

En conjunto con su red de aliados nacionales e internacionales, SoftExpert ofrece servicios de implantación, entrenamiento, hospedaje, validación, soporte y asistencia técnica, con la intención de asegurar que sus clientes obtengan siempre el máximo retorno de sus inversiones.

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