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SE Archive
Gestión de documentos y registros físicos

Visión General

SE Archive es un software que simplifica la gestión de todo el ciclo de vida de registros físicos. La solución estandariza los procesos de archivado, en donde cada documento pasa a recibir una dirección física, permitiendo su localización de manera mucho más rápida.

La solución automatiza y administra el archivado de documentos, notificando automáticamente a los responsables sobre solicitudes de copia, consulta o préstamo, y también al final de los períodos de retención. Con control automatizado de los locales de almacenamiento y repositorios, las organizaciones pueden agregar valor al contenido, acelerando los procesos de archivado, evitando la pérdida de documentos y contenidos en general, elevando los niveles de productividad.

SE Archive reduce los riesgos del negocio, atendiendo a requisitos de estándares y reglamentos internacionales, como ISO 15849, HIPAA, FDA, WFMC, DoD 5015.02-STD, MoReq2, ISO 9000, SOX entre otros.


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Gestión de repositorios
Dirección física de documentos
Historial de servicios
Portales de gestión de documentación física

Recursos

  • Controla todos los locales de almacenamiento y repositorios físicos de forma simple.
  • Organiza documentos físicos para fortalecer el cumplimiento con estándares legales y regulatorios.
  • Establece diferentes tablas de temporalidad, para estandarizar los criterios de archivado y disposición final de documentos.
  • Direcciona documentos para los repositorios de forma automática, acelerando los procesos de archivado.
  • Administra solicitudes de préstamo de documentos, así como plazos de devolución.
  • Administra solicitudes de copia y consulta a documentos, con registro cronológico de los eventos.
  • Garantiza la rastreabilidad de documentos, por medio de recursos de recorridos de auditoría.
  • Controla la capacidad de los repositorios físicos, previniendo y minimizando potenciales incidentes de almacenamiento.
  • Genera etiquetas de identificación para documentos, repositorios y locales de almacenamiento.
  • Permite la transferencia de contenido para medios externos, o empresas externas que realizan custodia física.
  • Calcula automáticamente los plazos de retención y disposición de los documentos, notificando por e-mail a usuarios, equipos y departamentos.
  • Aplica controles de seguridad por usuario, equipos, categoría de documento, o aún para el documento.
  • Permite la búsqueda de documentos a través de filtros por usuario, departamento, metadato, repositorio, entre otros.
  • Coloca a disposición análisis rápidos sobre el volumen de documentos indexados, archivados, transferidos o descartados, a través de diferentes gráficos e informes.

Acerca de SoftExpert

SoftExpert es la empresa líder de mercado en soluciones para la excelencia em gestión, ofrece softwares y servicios para mejoría de procesos de negocio, conformidad reglamentar y gobernanza corporativa.

Fundada en 1995 y en la actualidad con más de 2 mil clientes y 300 mil usuarios alrededor del mundo, las soluciones de SoftExpert son utilizadas por empresas de los más variados portes y áreas de actuación, incluyendo manufactura, gobierno, farmacéutico, hospitales y laboratorios, servicios financieros, alta tecnología y TI, educación, energía y utilidad pública, logística, comercio minorista, servicios, entre otros.

En conjunto con su red de aliados nacionales e internacionales, SoftExpert ofrece servicios de implantación, entrenamiento, hospedaje, validación, soporte y asistencia técnica, con la intención de asegurar que sus clientes obtengan siempre el máximo retorno de sus inversiones.

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