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El servicio de Consultoría de Aplicación es la mejor opción para lograr que su empresa disfrute de los beneficios de las soluciones SoftExpert de forma maximizada, con la mejor productividad del mercado.

Profesionales con experiencia y altamente capacitados en las soluciones SoftExpert actúan para facilitar los procesos de cambio y aumentar el grado de utilización de las aplicaciones. Las lecciones aprendidas en implantaciones en los más variados tipos de organizaciones y ramos de actividad (del alimenticio al energético, pasando por farmacéutico, transportes, automotriz, aeroespacial, entre otros), habilitan a los profesionales de SoftExpert y sus aliados a utilizar todo el know-how para potencializar los resultados deseados.

El servicio de Consultoría de Aplicación puede ser utilizado siempre que haya la necesidad de repensar la utilización de las aplicaciones SoftExpert dentro de la organización. Como escenarios típicos podemos mencionar: análisis de nuevos procesos de negocio a ser soportados por la aplicación, acompañamiento a los usuarios en nuevos procesos, diagnóstico de la adecuación de la configuración actual de la aplicación con relación a la realidad del cliente, estudios de viabilidad de cambios.

Gestión de Proyecto

"La administración de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas para las actividades del proyecto con el objetivo de atender a sus requisitos. La administración de proyectos es realizada a través de la aplicación y de la integración de los siguientes procesos de administración de proyectos: iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre. El gerente de proyectos es la persona responsable de la realización de los objetivos del proyecto.", Guide to the Project Management Book of Knowledge, 2004.

Utilizando comprobados métodos de planificación y diversos controles de Gestión de Proyecto, los objetivos del proyecto serán definidos y alcanzados con la coordinación de equipos multidisciplinarios dentro del alcance, tiempo y costo del proyecto.

La definición del camino correcto para el éxito del proyecto es la meta que nuestra comprobada metodología se propone superar. Este camino posee un ciclo de vida que conecta el inicio del proyecto a su final, donde también están definidas las principales actividades y documentos a entregar.

El equipo del proyecto administra los trabajos involucrados en él, que generalmente incluyen:

  • Balanceo de demandas contradictorias de alcance, tiempo, costo, riesgo y calidad del proyecto;
  • Satisfacción de diferentes interesados (stakeholders) con diferentes necesidades y expectativas;
  • Alcance de los requisitos establecidos.

Beneficios para el Cliente

  • Proyectos administrados por especialistas en gestión de proyecto.
  • Utilización de los mejores procesos, herramientas y metodologías del mercado.
  • Proyectos planificados con precisión.
  • Riesgos calculados y mitigados.
  • Expectativas realistas y claramente definidas.
  • Documentos y resultados claramente definidos.
  • Entregas en proyectos de todos los niveles de complejidad.
  • Efectivo control del alcance, tiempo, recursos y calidad del proyecto.
  • Gestión integrada de pendientes y cambios.
  • Beneficios claramente conectados a los resultados del proyecto.
  • Proyecto con aprobación de fases por el cliente.
  • Informaciones altamente precisas para decisiones en todos los niveles.

Principales Actividades

  • Realizar reuniones periódicas (remotas o presenciales) para posicionamiento sobre el proyecto.
  • Elaborar y mantener actualizado el Plan de Administración del Proyecto.
  • Homologar el Plan de Administración del Proyecto junto al gerente de proyecto del cliente.
  • Recibir y encaminar solicitudes de alteración de lo contratado, así como, cuando fuese necesario, la aprobación, revisión de documentación y comunicación de los cambios.
  • Acompañar y controlar la ejecución del proyecto, tomando las acciones necesarias para el cumplimiento de las metas establecidas.
  • Facilitar la comunicación entre los equipos involucrados.
  • Realizar puntos de control periódicos con el objetivo de identificar desvíos.

Principales Entregables

  • Plan de Administración del Proyecto.
  • Status report periódico del proyecto.
  • Registros y gestión de solicitación de cambios.
  • Registros y acompañamiento de pendientes.
  • Homologación formal de conclusión de las fases del proyecto.
  • Gerente de proyecto dedicado (punto central de contacto sobre el proyecto).

Instalación

El objetivo de este servicio es identificar el modelo de funcionamiento y gestión de la empresa, sus puntos fuertes y débiles, requisitos de capacitación, factores de éxito del proyecto, escenarios de utilización y flujo de los procesos.

En el contexto del proceso de implantación de las soluciones SoftExpert, este es sin duda el servicio más importante. De él derivarán decisiones y acciones tomadas conforme a las necesidades y requisitos específicos del cliente. La forma como el sistema será parametrizado y por consecuencia todos los procesos de negocio atendidos por la aplicación tendrán sus bases formadas en esta etapa.

A través de entrevistas con gestores y usuarios, bien como el análisis de la documentación de los sistemas y procesos existentes, es realizado el levantamiento de los procesos existentes, objetivos de la empresa, sus necesidades y expectativas de mejoras organizacionales con el uso de las aplicaciones SoftExpert.

Basados en las informaciones levantadas son elaborados los modelos de referencia de proceso. Estos modelos son una forma de representación del proceso de negocio de la empresa donde la implantación está siendo realizada. Los modelos de referencia se desigualan en modelos que describen la situación vigente (llamado de modelos "AS-IS") y modelos que expresan la situación futura deseada (llamados de modelos "TO-BE").

Entre todas las opciones disponibles en el modelo de referencia del sistema, se seleccionan las alternativas más adecuadas para atender a los requisitos de la empresa, de modo que el modelo AS-IS sea elaborado conforme a cada necesidad.

Beneficios para el Cliente

  • Formalización de los procesos de negocio existentes e identificación de las necesidades de cambio. El direccionamiento de los esfuerzos para formalizar y entender los procesos permite disminución de cuellos de botella, remoción de etapas, automación de fases manuales y, si fuese necesario, la reingeniería integral o parcial de los flujos.
  • Pasaje del modelo "caja negra", donde no se consigue observar el modo operativo, a un modelo "caja transparente", en el cual se puede observar y conocer el modo de funcionamiento de la operación.
  • Documentación e identificación clara de los requisitos a ser atendidos por el sistema.
  • Resultados esperados bien definidos y documentados.
  • Definición clara del objetivo de las actividades necesarias al proceso de cambio propuesto.
  • Proveer conocimiento a todos los usuarios de negocio e involucrados en el proyecto.
  • Facilita la automación eficiente del flujo del proceso.

Principales Actividades

  • Documentar flujo de datos y necesidades específicas del proceso del cliente.
  • Analizar flujos y requisitos documentados.
  • Elaborar y presentar propuesta de escenario actual – según necesidad.
  • Elaborar y presentar propuesta de escenario futuro.

Principales Entregables

Paquete Ambiente Linux + Instalación SE Suite (Ambiente virtual)

Este paquete tiene el objetivo de disponer un ambiente virtual listo (VMWare o Hyper-V), ya con el sistema operacional Linux y el SE Suite instalados. Este ambiente ya se encuentra homologado y con todos los componentes relacionados al ambiente operacional y aplicación, configurados y ajustados para la mayor ganancia de desempeño y aprovechamiento.

El paquete Ambiente Linux + Instalación SE Suite (Ambiente virtual) se refiere a la provisión de una máquina virtual desarrollada por SoftExpert lista para uso en los clientes, siendo necesarios solamente ajustes puntuales relacionados a red, banco de datos y servicios dependientes.

Es de responsabilidad del cliente el cargamento del ambiente virtual adquirido, en su estructura de sistemas virtuales (VMWare o Hyper-V) tal como la provisión de la aplicación para acceso externo (internet), una vez que es él quien tiene el dominio con respecto de las reglas de seguridad y configuraciones de red de su ambiente.

Beneficios para el Cliente

  • Ambiente virtual conteniendo el sistema operacional y la aplicación de SoftExpert configurados con los mejores ajustes con relación al funcionamiento y desempeño de la aplicación.
  • Ambiente ampliamente probado y homologado siguiendo estándares y recomendaciones SoftExpert que garantizan la calidad del proceso.
  • Administración remota del ambiente virtual Linux y de la aplicación de SoftExpert (cuando contratado el servicio de RSA).

Principales Actividades

  • Configurar las informaciones referentes a red, banco de datos y servicios dependientes dentro del ambiente virtual.
  • Crear los objetos (tablas, campos, views, etc.) en el banco de datos.
  • Homologar funcionalidades básicas de la aplicación que interactúen con el ambiente dispuesto.

Discovery

El objetivo de este servicio es identificar el modelo de funcionamiento y gestión de la empresa, sus puntos fuertes y débiles, requisitos de capacitación, factores de éxito del proyecto, escenarios de utilización y flujo de los procesos.

En el contexto del proceso de implantación de las soluciones SoftExpert, este es sin duda el servicio más importante. De él derivarán decisiones y acciones tomadas conforme a las necesidades y requisitos específicos del cliente. La forma como el sistema será parametrizado y por consecuencia todos los procesos de negocio atendidos por la aplicación tendrán sus bases formadas en esta etapa.

A través de entrevistas con gestores y usuarios, bien como el análisis de la documentación de los sistemas y procesos existentes, es realizado el levantamiento de los procesos existentes, objetivos de la empresa, sus necesidades y expectativas de mejoras organizacionales con el uso de las aplicaciones SoftExpert.

Basados en las informaciones levantadas son elaborados los modelos de referencia de proceso. Estos modelos son una forma de representación del proceso de negocio de la empresa donde la implantación está siendo realizada. Los modelos de referencia se desigualan en modelos que describen la situación vigente (llamado de modelos "AS-IS") y modelos que expresan la situación futura deseada (llamados de modelos "TO-BE").

Entre todas las opciones disponibles en el modelo de referencia del sistema, se seleccionan las alternativas más adecuadas para atender a los requisitos de la empresa, de modo que el modelo AS-IS sea elaborado conforme a cada necesidad.

Beneficios para el Cliente

  • Formalización de los procesos de negocio existentes e identificación de las necesidades de cambio. El direccionamiento de los esfuerzos para formalizar y entender los procesos permite disminución de cuellos de botella, remoción de etapas, automación de fases manuales y, si fuese necesario, la reingeniería integral o parcial de los flujos.
  • Pasaje del modelo "caja negra", donde no se consigue observar el modo operativo, a un modelo "caja transparente", en el cual se puede observar y conocer el modo de funcionamiento de la operación.
  • Documentación e identificación clara de los requisitos a ser atendidos por el sistema.
  • Resultados esperados bien definidos y documentados.
  • Definición clara del objetivo de las actividades necesarias al proceso de cambio propuesto.
  • Proveer conocimiento a todos los usuarios de negocio e involucrados en el proyecto.
  • Facilita la automación eficiente del flujo del proceso.

Principales Actividades

  • Documentar flujo de datos y necesidades específicas del proceso del cliente.
  • Analizar flujos y requisitos documentados.
  • Elaborar y presentar propuesta de escenario actual – según necesidad.
  • Elaborar y presentar propuesta de escenario futuro.

Principales Entregables

  • Modelo del escenario actual (AS-IS) – según necesidad.
  • Modelo del escenario futuro (TO-BE).
  • Registro de requisitos no adherentes y alternativas para implementación.
  • Catálogo de cambios.

Parametrización de la Aplicación

El servicio de Parametrización de la Aplicación provee la creación de estándares de parametrización del ambiente para atención del escenario propuesto. Garantiza el máximo provecho de las funcionalidades y permite la futura administración del sistema de forma independiente por parte del cliente.

Son realizadas las configuraciones y parametrizaciones iniciales de los estándares de registro y flujos de proceso. Es de fundamental importancia el compromiso de los usuarios clave en las actividades de configuración, con el objetivo de asegurar su satisfacción y el total dominio sobre los estándares establecidos. Después de la definición de los estándares, los usuarios clave dan continuidad al proceso y finalizan la entrada de los datos necesarios para completar la parametrización.

Simulaciones en escala reducida también son realizadas con el objetivo de validar los estándares definidos y garantizar el éxito en las actividades de multiplicación.

Las informaciones generadas por el servicio de Discovery (mapeo de los procesos y definición de los requisitos específicos del cliente) sirven como valiosa fuente de referencia para las actividades de parametrización.

Beneficios para el Cliente

  • Obtener provecho máximo de los recursos del sistema.
  • Preparación de personal para efectuar futura administración del sistema de forma independiente.
  • Definición de estándares sólidos y estables de configuración.

Principales Actividades

  • Creación de estándares de parametrización del ambiente operacional para atención del flujo de datos funcional y requisitos/necesidades identificados.
  • Efectuar capacitación dedicada de los métodos de configuración trabajados a los usuarios clave.
  • Simular los flujos parametrizados del sistema para adherencia a las expectativas documentadas.

Principales Entregables

  • Estándares de parametrización registrados.
  • Usuarios clave capacitados para la administración del sistema de forma independiente.
  • Documentación de los servicios ejecutados.

Soporte al Go-Live

Mas alla de que hayan sido buenas las capacitaciones y el compromiso del equipo en el proceso de implantación, es natural el surgimiento de dudas y cuestionamientos de los primeros pasos con el nuevo sistema.

El objetivo del servicio de Soporte al Go-Live es apoyar a los usuarios presencialmente para garantizar la entrada al sistema en producción y acompañar la utilización durante un período adecuado para una completa operacionalización de las nuevas soluciones.

Los usuarios se sentirán más confortables al inicio del uso de la nueva aplicación, pues habrá un consultor a su lado dedicado a la atención de cada cuestión. Las dudas iniciales son esclarecidas rápidamente y el nivel de atención que puede ser ofrecido en este momento es mucho mayor.

Otro beneficio importante es el auxilio en la superación de la resistencia a los cambios, natural en cualquier proceso de implantación de nuevas aplicaciones.

El Soporte al Go-Live es realizado en el momento de producción del sistema, donde los usuarios tendrán la libertad de cuestionar y aclarar sus dudas sobre la operación de las nuevas aplicaciones directamente con el consultor presente para apoyar en los trabajos.

Beneficios para el Cliente

  • Agilidad en la resolución de dudas y cuestionamientos surgidos al inicio de las operaciones del nuevo sistema.
  • Garantía de la entrada en producción después de la ejecución de todas las etapas anteriores a la implantación.
  • Apoyo en la superación de la resistencia a los cambios.
  • Consolidación de los objetivos y metas trazados para el proceso de implantación.

Principales Actividades

  • Aclarar dudas de los usuarios al inicio de los trabajos con el nuevo sistema.
  • Apoyar en la ejecución de eventuales ajustes de parametrización y configuración.
  • Actuar como facilitador en los procesos que involucran diferentes áreas/equipos de la empresa.

Principales Entregables

  • Apoyo presencial a los usuarios.
  • Documentación de los servicios ejecutados.

Asistencia Pre-Auditoría

La auditoría sobre un sistema de gestión es un acontecimiento que siempre trae incorporado un alto nivel de stress y ansiedad, por más preparada que esté la organización. Aunque los requisitos normativos estén claramente definidos, en tratándose de auditoría siempre existe espacio para interpretaciones y subjetividad. Hay siempre la posibilidad de un detalle pasar sin ser notado, colocando en juego todo el esfuerzo y dedicación empleados hasta el momento.

Con el intuito de minimizar riesgos y proporcionar más tranquilidad para el cliente en este momento tan importante y decisivo, SoftExpert ha dispuesto el servicio de Asistencia Pre-auditoría.

Un consultor de SoftExpert especializado en la norma ISO 9001 aplica un checklist para verificar si, del punto de vista de los sistemas de SoftExpert, todo se encuentra dentro de lo normal. Eventuales anomalías son inmediatamente identificadas y los planes de acción para su tratamiento pueden ser colocados en práctica en tiempo hábil.

Existen diversas situaciones típicas que merecen la debida atención antes de la realización de la auditoría, como por ejemplo, liberación de pendencias, alteración de plazos de planes de acción, permisos en los documentos y accesos al sistema, entre otros.

En tratándose de auditoría, prevenir es siempre mejor que curar.

Beneficios para el Cliente

  • Repase de buenas prácticas.
  • Apoyo de consultor especializado.
  • Seguridad y tranquilidad para ejecución de la auditoría.
  • Minimización de riesgos.
  • Preservación de la inversión en la implementación del sistema de gestión.

Principales Actividades

  • Aplicación de checklist de verificación sobre los sistemas dentro del alcance de la solución EQM para identificación de desvíos y puntos de atención.
  • Apoyo en la elaboración de planes de acción para resolución de las anomalías encontradas.
  • Repase de buenas prácticas de uso de las aplicaciones.

Principales Entregables

  • Checklist rellenado con las ocurrencias encontradas.

Automatización y Medición de Procesos

Los procesos son la base de funcionamiento de una organización. Ellos representan la manera como la organización transforma entradas en salidas, agregando valor a sus productos y servicios, satisfaciendo sus clientes y generando resultados.

El mapeo de procesos ha permitido observar además de las actividades funcionales aisladas y provee una visión integrada y holística de estas actividades, transformándose en importante instrumento de gestión.

Mapear procesos es una tarea que exige tiempo y recursos. A pesar de tener su importancia reconocida, ni siempre las organizaciones poseen las condiciones ideales para priorizar esta actividad. Con objetivo en esta necesidad, SoftExpert ha dispuesto el servicio de Mapeo, Automatización y Medición de Procesos. Un consultor de SoftExpert especialista en las herramientas de procesos pasa a ser el encargado de transferir para el sistema todos los procesos y sus respectivos indicadores ya previamente definidos por el cliente, pero que aún no han podido ser insertados en el sistema. De esta forma, el equipo de profesionales del cliente puede dedicarse a actividades de mayor valor agregado para el negocio y dejar las tareas de cuño más operacional por cuenta de SoftExpert.

Automatización

Además al mapeo de los procesos, el consultor de SoftExpert, en conjunto con el cliente, también ha realizado un análisis para verificar la viabilidad para automatización del proceso vía componente SE Workflow, haciendo con que el flujo del mismo sea controlado automáticamente. La automatización de los procesos minimiza la transferencia de tareas, reduciendo así, los tiempos de ciclo. El sistema garantiza no solamente productividad perfeccionada, pero también que todas las instancias de proceso sigan las mismas reglas y estén de acuerdo con el modelo definido del proceso.

Medición

Además de mapear y automatizar, también es importante medir y monitorizar. La medición es pre-condición para la gestión efectiva de los procesos de la organización. En caso de que sea la opción del cliente, el consultor de SoftExpert también efectúa un análisis visando identificar indicadores apropiados que van a permitir medir y monitorizar el desempeño del proceso, todo de forma integrada vía componente SE Desempeño.

Beneficios para el Cliente

  • Reducción de los costos operacionales.
  • Concentración del objetivo en el negocio.
  • Resultados rápidos.
  • Retención del conocimiento sobre el negocio de la organización.
  • Facilita la implantación de acciones de mejora continua.
  • Visión ampliada y holística sobre las operaciones de la organización.
  • Apoyo de un especialista que va a orientar a lo que se refiere en las mejores prácticas de configuración y operación de los sistemas involucrados.
  • Uso efectivo de las mejores funcionalidades de los sistemas de SoftExpert.

Principales Actividades

  • Mapear en el componente SE Proceso los procesos ya previamente definidos y mapeados por el cliente.
  • En conjunto con el cliente, evaluar oportunidades de automatización e implementarlas vía componente SE Workflow en caso de que existan.
  • En conjunto con el cliente, evaluar indicadores de desempeño para los procesos involucrados, configurando los componentes SE Proceso y SE Desempeño adecuadamente.

Principales Entregables

  • Procesos mapeados en el componente SE Proceso.
  • Cuando posible, procesos preparados para la automatización vía componente SE Workflow.
  • Indicadores de desempeño definidos, configurados e integrados vía componente SE Desempeño.

Acerca de SoftExpert

SoftExpert es la empresa líder de mercado en soluciones para la excelencia em gestión, ofrece softwares y servicios para mejoría de procesos de negocio, conformidad reglamentar y gobernanza corporativa.

Fundada en 1995 y en la actualidad con más de 2 mil clientes y 300 mil usuarios alrededor del mundo, las soluciones de SoftExpert son utilizadas por empresas de los más variados portes y áreas de actuación, incluyendo manufactura, gobierno, farmacéutico, hospitales y laboratorios, servicios financieros, alta tecnología y TI, educación, energía y utilidad pública, logística, comercio minorista, servicios, entre otros.

En conjunto con su red de aliados nacionales e internacionales, SoftExpert ofrece servicios de implantación, entrenamiento, hospedaje, validación, soporte y asistencia técnica, con la intención de asegurar que sus clientes obtengan siempre el máximo retorno de sus inversiones.

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