Gestión de Auditorías

El proceso de auditoría de una organización funciona como una de las principales etapas del ciclo de mejora continua de los procesos organizacionales (PDCA), ya que tiene como principales objetivos verificar:

• La conformidad del sistema de gestión adoptado por la organización con las disposiciones planificadas.
• La atención a los requisitos normativos aplicables a la organización y los referentes al sistema de gestión por ella establecido.
• Si el sistema de gestión en cuestión está mantenido e implementado eficazmente.

En este sentido, SE Audit es un software que realiza la administración de todas las etapas del proceso de auditoría, desde la planificación y aprobación, hasta la monitorización, sea ella interna (primera parte), de proveedores y clientes (segunda parte), y/o de organismos certificadores (tercera parte).

SE Audit es un sistema 100% WEB, multi usuario y multi departamental, que incorpora herramientas de: organización, clasificación y búsqueda. Características que dan al producto simplicidad, agilidad, confiabilidad y eficiencia.

El software dispone de diversas funcionalidades, entre ellas:

• Registro de requisitos de auditorías con informaciones que pueden ser impresas y utilizadas por los auditores durante el proceso de auditoría.

• Registro de criterios de auditoría.

• Registro de proveedores y personas auditables en auditorías de segunda parte.
• Registro de clientes y organismos certificadores que realizarán auditorías de segunda y tercera partes.
• Registro de procesos, áreas/ departamentos y personas que serán auditadas, a través de interface con SE Process.
• Registro de evidencias identificadas durante la realización de la auditoría.
• Anexo de cualquier tipo de documento (textos, plantillas, presentaciones, gráficos y imágenes).
• Registro de ocurrencias como: buenas prácticas, oportunidades de mejora, observaciones y no conformidades evidenciadas durante la realización de la auditoría.
• Diversos tipos de consultas y reportes de las auditorías, ocurrencias y agendas.
• Diagramas de Pareto, barra, línea, pizza, etc.
• Herramienta específica para generación de reportes y gráficos personalizados por la organización, a través de interface con SE BI.

El software proporciona el trabajo en equipo, a través de un práctico mecanismo de control de pendencias, denominado Team Workflow, que notifica vía e-mail, el momento exacto, a los responsables por actividades pendientes, exhibe estas pendencias y autoriza el registro de las firmas electrónicas y demás informaciones aplicables a cada etapa del proceso. Este mecanismo asegura la agilidad y el compromiso con el cumplimento de los plazos en todas las etapas del proceso de auditoría.

 

 

SE Audit asegura los controles necesarios a la atención de los requisitos establecidos en normas internacionales de responsabilidad social, calidad, medio ambiente y salud y seguridad actualmente existentes, entre las cuales podemos mencionar: SA 8000, ISO 9001, QS 9000, TL 9000, ISO 14001, ISO/DIS 17025, ABNT 16001, OHSAS 18001, ISO 19011, EAQF, IOSA, VDA 6.1 y AVSQ.

SE Audit le da a la  organización total flexibilidad para establecer:

• Requisitos normativos que serán auditados.
• Criterios para cualquier tipo de auditoría adoptada por la organización.
• Equipos de auditores internos y externos que quedarán responsables por la conducción del proceso de auditoría.
• Cursos y competencias (CHA - Conocimientos, Habilidades y Aptitudes) necesarias para que cada auditor, sea él interno o externo, pueda asumir una responsabilidad en la realización de la auditoría, tal como anexar registros que comprueben su cualificación.
• Etapas las cuales cada clasificación de auditoría será sometida.

Planificación de Auditoría Durante esta etapa la organización definirá las informaciones referentes a:

• Descripción, objetivo, alcance y criterio de la auditoría.
• Período de realización de cada una de las etapas previamente definidas para la auditoría en cuestión.
• Procesos, áreas/ departamentos y personas que serán auditadas.
• Equipo auditor.
• Documentos pertinentes al proceso de auditora, oriundos del SE Document o no.

Preparación de Auditoría En esta etapa la organización podrá editar las informaciones registradas en la etapa anterior, bien como detallará la agenda de la auditoría, en la cual será permitida:

• La exhibición del cronograma de trabajo de auditores y auditados.
• La divulgación de este cronograma a través de reportes y gráficos de Gantt.

Ejecución de Auditoría En la etapa de Ejecución de Auditoría la organización registrará las informaciones relativas a los resultados de la auditoría realizada, entre ellas:

• Evidencias, constataciones, nivel de conformidad y comentarios referentes a cada requisito auditado.
• Ocurrencias identificadas, tales como: buenas prácticas, oportunidades de mejora, observaciones, no conformidades etc., a través de interface con el SE Action.
• Puntos positivos, negativos, recomendaciones, conclusiones, resultados y puntuaciones por criterio de auditoría, proceso y/o área/ departamento, conforme anteriormente definido.

Cierre de auditoría En esta etapa el responsable por el cierre podrá registrar comentarios y parecer sobre todo el proceso de auditoría, bien como tendrá acceso para visualización e impresión de reportes.

Acompañamiento de auditoría SE Audit permite a los responsables:

• Acompañar el proceso de auditoría: visualizar, alterar, cancelar/reactivar, excluir, copiar y reabrir/retornar a la etapa anterior.
• Acompañar las ocurrencias registradas que podrán ser visualizadas, alteradas, canceladas o excluidas a cualquier momento, conforme niveles  de acceso previamente registrados, a través del SE Action.

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