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SOX es la respuesta del gobierno de los EUA a diversos escándalos financieros ocurridos en grandes empresas. SOX es compuesta de 11 títulos, y es una ley que obliga el cumplimiento de algunos requisitos rígidos para a contabilidad de las empresas, además de eso, transforma la industria de la contabilidad pública.
SOX es la respuesta del gobierno de los EUA a diversos escándalos financieros ocurridos en grandes empresas. SOX es compuesta de 11 títulos, y es una ley que obliga el cumplimiento de algunos requisitos rígidos para a contabilidad de las empresas, además de eso, transforma la industria de la contabilidad pública.
SOX es una ley que perfecciona los procedimientos de demostraciones y de gobierno corporativo, los diversos títulos y secciones de SOX definen las responsabilidades de gestión en los reportes anuales y semestrales, el ambiente del control, la Gestión de riesgo y el monitoreo y la medición de las actividades de control.
Los principales objetivos de la ley son:
- Mejorar la estructura de controles internos, financieros y no financieros;
- Mejorar los procesos operacionales y financieros;
- Alcanzar un nuevo nivel de Gobierno Corporativo;
- Dar mayor credibilidad junto al mercado, en función del combate a los fraudes financieros.
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Beneficios
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Principales Beneficios de SOX a la empresa:
- Implantación de mecanismos de evaluación de riesgos y revisión de los procesos;
- Formalización y divulgación de actividades y responsabilidades;
- Implantación de un Código de ética;
- Protección de la empresa contra fraudes internas, estableciendo controles y revisiones de delegación de autoridad y aprobaciones;
- Comprometimiento de los colaboradores en relación a las mejoras de control;
- Elevación del nivel de seguridad de las aplicaciones.
Principales Beneficios de SOX a la empresa:
- Implantación de mecanismos de evaluación de riesgos y revisión de los procesos;
- Formalización y divulgación de actividades y responsabilidades;
- Implantación de un Código de ética;
- Protección de la empresa contra fraudes internas, estableciendo controles y revisiones de delegación de autoridad y aprobaciones;
- Comprometimiento de los colaboradores en relación a las mejoras de control;
- Elevación del nivel de seguridad de las aplicaciones.
Además de estos beneficios citados arriba, podemos destacar también el hacer viable los controles internos y la evaluación del flujo de información, el mapeo de procesos críticos de las empresas, Gestión de los riesgos asociados a estos procesos, asignación de responsabilidades a los responsables internos, identificación de no conformidades a través de dashboards con informaciones gerenciales y rapidez en la resolución de riesgos.
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El Desafío
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Durante la implantación de SOX es común existir algunos problemas y desafíos, como por ejemplo:
- Concienciar la Alta Dirección;
- Poseer una estructura para la toma de decisión adecuada a los objetivos estratégicos de la organización;
- Dar dirección a las acciones con el objetivo de proteger la organización;
- Atender a los requisitos socio económico culturales;
- Atender a las exigencias legales y reglamentares;
- Resistencia a los cambios y cultura organizacional;
- Tiempo;
Durante la implantación de SOX es común existir algunos problemas y desafíos, como por ejemplo:
- Concienciar la Alta Dirección;
- Poseer una estructura para la toma de decisión adecuada a los objetivos estratégicos de la organización;
- Dar dirección a las acciones con el objetivo de proteger la organización;
- Atender a los requisitos socio económico culturales;
- Atender a las exigencias legales y reglamentares;
- Resistencia a los cambios y cultura organizacional;
- Tiempo;
- Mantener los registros, memorandúm, especificaciones, entre otros documentos originales considerados fundamentales para atender a los requisitos de SOX, retenidos, almacenados, protegidos contra modificaciones y fáciles de localizar cuando solicitados;
- Se mantiene actualizado permanentemente sobre los objetivos y estrategias de negocios de la organización;
- Asegurar que la organización tenga la percepción correcta de los resultados generados;
- Además de muchos otros.
Para acelerar la atención a las exigencias de la SOX, bien como proteger las informaciones confidenciales, las empresas necesitan de soluciones automatizadas que ofrezcan visibilidad plena en todas las actividades y procesos. Además de eso, es necesario que cualesquier actividad no conforme o no autorizada sea alertada o bloqueada, cuando sea el caso, en tiempo real, de acuerdo con las políticas de la empresa.
El SoftExpert GRC Suite, de SoftExpert Software es fácil de usar. Él automatiza y Gestiona los procesos empresariales. Las soluciones controlan también los documentos, proyectos, modificaciones, los riesgos y las actividades en una interface única y segura y que automatiza la consulta de documentos, los controles internos y todos los procesos empresariales, garantizando de esta forma la conformidad con SOX.
Con el SoftExpert GRC Suite los usuarios pueden crear, registrar, ejecutar y concluir negociaciones comerciales en una interface eficiente y estructurada. A través de eso, con SoftExpert Excellence Suite cualesquier usuario de la organización puede inmediatamente acceder informaciones de un proceso o proyecto, incluso todos los asuntos pendientes, aprobaciones, situaciones, discusiones y comunicaciones.
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SoftExpert Excellence Suite asegura la conformidad con muchas reglamentaciones, incluso la SOX. SE Suite le permite aumentar la eficiencia de sus procesos de calidad, minimizar los altos costos de conformidad y lanzar nuevos productos al mercado con rapidez.
Cada solución del SoftExpert Excellence Suite atiende un requisito llave, como mostrado abajo:
| Módulo |
Requisitos de SOX |
SE Document |
- Mantiene la documentación de SOX segura y centralizada, de modo que pueda ser accedido por usuarios y auditores prácticamente de cualesquier lugar.
- Automatiza el encaminamiento, la revisión, la aprobación entre otras actividades, aumentando la eficiencia del equipo.
- Las modificaciones son fácilmente rastreadas.
- Provee a los auditores externos, condiciones de recuperar y localizar los documentos de forma fácil y rápida, resultando en la economía de tiempo.
- Asegura que el histórico de las conformidades, revisiones, etc. están siempre disponibles.
- Retiene documentos de acuerdo con la política de la empresa o con lo que fue configurado, de 24 horas hasta varios años.
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SE Process |
- Garantiza que los procesos sean definidos, planeados y documentados.
- Garantiza que los procesos sean monitoreados y controlados.
- Asegura la rastreabilidad y generación de reportes.
- Garantiza la visualización en tiempo real del ambiente SOX en la empresa, y permite un monitoreo continuo para la mejora de los procesos, aumentando la confianza entre los ejecutivos, responsables por los procesos y auditores.
- Los procesos pueden ser realizados bajo condiciones controladas; instrucciones documentadas, controles de procesos y aprobaciones de procesos y controles.
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SE Project |
- Automatiza la revisión, encaminamiento, aprobación de tareas, entre otras actividades, aumentando la eficiencia del equipo.
- Garantiza que el histórico de cada proyecto esté siempre disponible.
- Ofrece diferentes clasificaciones a los proyectos. Los proyectos que son asociados con SOX pueden ser fácilmente rastreados y Gestionados.
- Ofrece modelos y listas de verificaciones para rastrear y Gestionar modificaciones.
- Ofrece procesos de desarrollo de proyectos y productos.
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SE Risk |
- Gestiona los riesgos empresariales y operacionales.
- Los riesgos, controles y testes pueden ser asociados a fin de facilitar la rastreabilidad.
- Facilmente los modelos de Gestión de riesgos pueden ser configurados, con una variedad de estructuras y metodologías, permitiendo que la organización adapte sus procesos a la solución.
- Soporta una evaluación de riesgo de cima para abajo (vertical), y una evaluación de riesgo que analiza todos los procesos de la organización.
- Automatiza la rastreabilidad de los riesgos.
- Identifica y evalúa los riesgos por toda la empresa, su significáncia y probabilidad, además de eso, rastrea los controles relacionados a cada riesgo.
- Ofrece un modelo para establecer las metas y prioridades de Gestión de los riesgos, identificando los planes de acción y responsabilidades y monitoreando el progreso en relación a las metas definidas.
- El sistema ofrece elementos para elaborar reportes completos, como por ejemplo: dashboards e indicadores de riesgo que proveen medios para los gestores monitorearen los riesgos críticos.
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SE Audit |
- Da el soporte a la planificación y realización de las auditorias.
- Comunica a todos los gerentes o involucrados sobre el resultado de la auditoria.
- Garantiza que todas las informaciones y datos encontrados durante las auditorias sean registradas.
- Gestiona cualesquier acción correctiva requerida.
- Garantiza que las acciones correctivas sean realizadas en el tiempo en que fue planificado.
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