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PMBOK

Visión General

La guía del Conjunto de Conocimientos en Administración de Proyectos - PMBOK (Project Management Body of Knowledge), producido por el Project Management Institute (PMI), es la suma del conocimiento dentro de la profesión de administración de proyecto. El PMBOK completo incluye prácticas comprobadas tradicionales que son ampliamente aplicadas, tal como prácticas innovadoras que están surgiendo en la profesión, y las que logran un consenso generalizado sobre su valor y utilidad.

También se destina a proveer un léxico común dentro de la profesión y práctica para hablar y escribir sobre administración de proyectos. Él también es usado por el PMI como referencia básica para su programa de desarrollo profesional, incluyendo certificación "Profesional en Administración de Proyecto" (Project Management Professional -PMP).

El framework PMBOK es compuesto por 5 grupos de procesos, 9 áreas del conocimiento, y 44 procesos de administración de proyectos (PM). Las áreas del conocimiento agrupan el contenido de los procesos de administración de proyectos.

Los grupos de procesos (Iniciación, Planificación, Ejecución, Control y Cierre) organizan los procesos de administración de proyectos más detalladamente a lo largo del tiempo. Por lo tanto, los grupos de procesos son estados en que un proyecto puede estar desde el comienzo hasta el término.

La Gui PMBOK organiza los 44 procesos de administración de proyectos (PM) en nueve áreas del conocimiento ilustrados en la figura 1.

 

Procesos de Administración de Proyectos, PMBOK
Figura 1 - Áreas del conocimiento del PMBOK y sus respectivos Procesos de Administración de Proyectos.

Benefícios

Las organizaciones que implementen la metodología PMBOK pueden esperar los siguientes beneficios:

• Mayor productividad debido a la utilización de una metodología estándar.
• Aumento de la rentabilidad del proyecto debido a la mejora en los procesos de planeamiento y control de los recursos del proyecto. 
• Reducción de los recursos aplicados a proyectos sin valor agregado.
• Estandarización de las prácticas en todos los departamentos.
• Sistema estandarizado entre las empresas y los segmentos industriales.
• Su metodología orientada a procesos define el conocimiento necesario para administrar el ciclo de vida de cualquier proyecto, programa y portafolio.

El Desafío

Los siguientes desafíos pueden afectar a la empresa en sus esfuerzos de implantación:

• Muchos proyectos para los limitados recursos de la empresa.
• Dificultad para determinar el impacto específico del programa de implantación de administración del proyecto, en comparación con otras iniciativas de mejora de gran porte.
• Falta de competencias en Gestión de proyectos en toda la empresa.
• Comprometer a toda la organización en la ejecución del programa.
• Obtener patrocinio y compromiso de la alta dirección.
• Mantener procesos de desarrollo de corta duración.
• Considerar solo los beneficios financieros y no tomar en cuenta los beneficios no financieros, como el retorno de la inversión.

  • Universal Leaf TabacosSoftExpert nos proporciona el control de los documentos que se refierem as las normas ISO, como de otros tipos cuya distribución, aprobación, revisión, copias impresas y el acceso rápido son necesarios. Actualmente con más de 1.100 usuarios y 3.500 documentos no podríamos más mantener la administración de estas informaciones sin SoftExpert.

    Carla Regina Schmitt

  • CarrierSoftExpert además de agilizar en la distribución de las informaciones del sistema de calidad y garantizar la cralidad de las informaciones, nos propició contribuir también com el medio ambiente, pues no necesitamos más mantener un montón de papeles originales y obsoletos para auditorias.

    Solange Amaral – Analista de Recursos Humanos

  • Laboratório GloboSoftExpert se implantó rápidamente y el tiempo de adhesión de los usuarios a esta solución transcurrió de forma natural, considerando que, para el segmento farmacéutico, trabajar con registros confiables y seguros es una exigencia legal para garantizar la calidad de los productos y para que no representen riesgos para la población

    Randel Moreira – Gestor de TI

  • Group RoullierSE Document atiende totalmente a los requisitos de control de documentos, facilitando la localización, revisión y administración de los documentos.

    Janaina Salatti – Coordinador de Calidad

  • OpetrecEl SoftExpert permite el acceso en línea de cualquier lugar donde prestamos servicios garantiendo rapidez en las respuestas, a través de informaciones fidedignas y actualizadas, lo que facilita la toma de decisión y la satisfacción de los clientes.

    José Andrade – Gestor de Opetrec

  • Mitsubishi MotorsEl software permite que la gestión de documentos sea más eficiente, como por ejemplo, en el rastreo de documentos, y en la conformidad con los requisitos en auditorías del sistema de gestión.

    Helton Calaça – Analista de Calidad

  • MenegottiCon el software tuvimos un gran ganado de productividad y confiabilidad. Su uso facilitó la atención de los requisitos de la norma ISO/TS 16949, atribuyendo seguridad a las rutinas diarias del área de Ingeniería y a las auditorías.

    Jeferson R. F. dos Santos – Gerente de la Unidad MENFUND

  • CTA-ContinentalEl SoftExpert nos dio condiciones aún mejores de optimizar el control de documentos, através de la variedade de opciones de consultas, registro y revisión de documentos y de la sistemática de comunicación de pendientes a los usuarios, además de eliminar considerablemente la emisión de copias.

    Ângela Fischer

  • Coca-ColaNosotros, de Sorocaba Refrescos, elegimos a SoftExpert por la simplicidad y facilidad en la utilización, por atender a los requisitos de las normas ISO‘s y por que tienen un equipo con alto conocimiento técnico, proporcionándonos seguridad en establecer esa alianza.

    Katia Dias

  • CoinduCon el SoftExpert ganamos facilidade y agilidad en las actividades, y el sistema fue considerado altamente calificado para la renovación de las certificaciones ISO/TS 16949 e ISO 14001.

    Cristina Pereira – Gestora adjunta de Informática

La Solución

  Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre
  Administración de integración del proyecto Desarrollar el término de abertura del proyecto.
Desarrollar la declaración del alcance preliminar del proyecto.
Desarrollar el plan de administración del proyecto. Orientar y administrar la ejecución del proyecto. Inspeccionar y controlar el trabajo del proyecto.
Control integrado de cambios.
Finalizar el proyecto.
Funcionalidad para Solicitud de Iniciativas (inversiones, propuesta de proyectos. servicios).
Funcionalidad para administración de documentos y formularios para capturar el término de abertura y declaración de alcance como documentos.
Permite la configuración de atributos, actividades, recursos, etc.
Engine de workflow automatiza la comunicación y colaboración entre el equipo del proyecto.
Documentos asociados al plan de administración del proyecto pueden ser almacenados en el depósito de documentos corporativos con control de revisión.
Utilice workflow para iniciar, comunicar, acelerar y controlar la implementación de los trabajos.
Alertas notifican al equipo del proyecto y otros interesados de eventos importantes.
Calendarios personales para ver cuáles actividades están programadas.
Permite informar hora y esfuerzo para indicar el progreso y gastos facturados para informar los costos acumulados.
Aplicativos analíticos textuales y gráficos para inspeccionar proyectos, programas y portafolios.
Provee gráfico de Gantt para visualizar el cronograma.
Provee tanto indicadores estándares planeados versus actual, como indicadores de valor agregado.
Riesgos, cuestiones, alteraciones, o cualquier excepción pueden ser caracterizados, recursos designados e inspeccionados.
Utilice workflow para comenzar el cierre de un proyecto y obtener la aprobación de todas las partes interesadas.
Todo el contenido del proyecto puede ser archivado o utilizado como modelo para futuros proyectos, de lecciones aprendidas y auditorias.
Administración de alcance del proyecto   Planificación del alcance.
Definición del alcance.

Crear EAP.
  Verificación del alcance.
Control del alcance
.
 
  Capture las necesidades de las partes interesadas, describa, califique, cuantifique, estime y revise todo desde la declaración del alcance al criterio de aprobación del proyecto.
Crie, ajuste, modifique, altere, excluya e incluya elementos en la EAP (WBS).
  Aplicativos workflow, scorecard y lista de verificación (checklist) para inspeccionar y controlar la aprobación de lo que fue entregado.
Revise histórico de versiones de documentos por medio de la funcionalidad de control de versión.
 
Administración de tempo del proyecto   Definición de la actividad.
Secuenciamiento de actividades.

Estimativa de recursos de la actividad.

Estimativa de duración de la actividad.

Desarrollo del cronograma.
  Control del cronograma.  
  Gráfico de Gantt permite describir, programar, estimar, establecer dependencias, asignar recursos e identificar las restricciones de actividades.
Los recursos pueden ser definidos conforme sus habilidades y competencias.
  Timesheet permite a los recursos que informen sus horas y esfuerzos para control del progreso.
Gráfico de Gantt para visualizar el cronograma de tareas y los marcos (milestones), pudiendo ser exportado o importado para archivos en el formato Microsoft Project.
 
Administración de costos del proyecto   Estimativa de costosresupuestos.   Control de costos.  
  Aplicativos financieros para captar estimativas de costos, presupuestos, centro de costos y códigos de gastos.
Informe de costo por hora (normal y extraordinaria) para cada recurso (persona, máquina y material).
Importe del ERP las estimativas de costos.
  Tablas y gráficos pueden ser utilizados para indicar las variaciones de costos y presupuestos, determinar los factores que influenciaron en el costo del proyecto, y entonces administrar el cambio de forma apropiada.
Importe del ERP los costos reales.
 
Administración de la calidad del proyecto   Planificación de la calidad. Realizar la garantía de la calidad. Realizar el control de la calidad.  
  Defina políticas y estándares por medio de documentos modelos para dar soporte a la planificación de la calidad.
Asegure resultados de la calidad creando workflows para revisión de la calidad y due diligence.
Utilice scorecards para clasificación de la calidad.
Utilice workflow para revisión en los puntos de control.
Utilice scorecards para indicar cuestiones sobre la ejecución de un proceso, políticas y estándares.
Permite control de revisión de documentos para atender a las exigencias regulatorias.
Mida el resultado de los procesos y productos con análisis estadísticas, volumen de alteraciones y múltiples indicadores de calidad del proyecto (costo, plazo, asignación de recurso) con controles de límites superiores e inferiores representados por color e imágines.  
Administración de recursos del proyecto   Planificación de recursos humanos. Contratar o movilizar al equipo del proyecto.
Desarrollar el equipo del proyecto
.
Administrar el equipo del proyecto.  
  Crie fácilmente los papeles, habilidades, competencias del proyecto y sus relaciones.
Busque personas para ser designadas a un proyecto considerando disponibilidad, compatibilidad con las habilidades y competencias necesarias, histórico educacional, localización geográfica, experiencia profesional, etc.
Los gerentes de proyecto pueden solicitar recursos creando un workflow para enviar una solicitud de recursos para varios gerentes de recurso, cuando necesario.
Desarrolle y evalúe o clasifique las habilidades y competencias de un recurso, así como su comportamiento general para identificar la necesidad de nuevas habilidades.
Permite la comunicación y colaboración por medio de foros y workflows, por los cuales el equipo del proyecto puede discutir cuestiones, avances del proyecto y actividades, y tratar con ellas como un equipo.
Un gerente de proyecto puede visualizar los papeles de las EAP (WBS), exigencias de habilidades y competencias de las actividades, tareas de los recursos, y los archivos de los registros de los recursos para evaluación de su comportamiento en el proyecto.
 
Administración de las comunicaciones del proyecto   Planificación de las comunicaciones. Distribución de las informaciones. Informe de desempeño.
Administrar las partes interesadas
.
 
  Use workflows para controlar y compartir informaciones entre las partes interesadas.
Configure funcionalidades de alerta para automáticamente notificar, avisar e informar a las partes interesadas.
Calendario personal informa los recursos sobre sus actividades y responsabilidades.
Permite informes tanto pre-configurados como personalizados.
Workflow, notificación vía e-mail, calendarios, alertas, informes, gráficos y documentos, todos contribuyen para la distribución de informaciones del proyecto. Una variedad de tablas, gráficos y otras herramientas visuales permiten verificar el desarrollo del proyecto.
Compare la calidad de un proyecto con otros proyectos en un portafolio.
 
Administración de riesgos del proyecto   Planificación de la administración de riesgos.
Identificación de riesgos.

Análisis cualitativo de riesgos.

Análisis cuantitativo de riesgos.

Planificación de respuestas a riesgos.
  Inspección y control de riesgos.  
  Los riesgos pueden ser identificados, respuestas planeadas y programados en cada actividad del proyecto.
Configure el análisis cualitativo de riesgo en scorecards y análisis cuantitativo de riesgo en una matriz de probabilidad e impacto.
  Inspeccione los riesgos por medio de indicadores de desarrollo, workflows y herramientas de comunicación.
Las cuestiones son particularizadas, acompañadas e inspeccionadas por todo su ciclo de vida por medio de workflow y otras herramientas altamente flexibles.
 
Administración de adquisiciones del proyecto     Planificar compras y adquisiciones.
Planificar contrataciones.
Solicitar respuestas de proveedores.
Seleccionar proveedores
.
Administración de contrato. Cierre del contrato.
  Capture e identifique contratos, órdenes de compra, solicitudes de cotización y otros documentos de compra, asociándolos a cualquier actividad de un proyecto.
Crie un proceso de compra por medio de la herramienta de administración de procesos.
Importe del ERP los costos de adquisiciones.
El workflow puede solicitar a los proveedores por respuestas a las solicitudes y otras tareas relacionadas a las adquisiciones. Informaciones de los contratos pueden ser rastreados a partir del depósito de documentos corporativos.
Los recursos pueden informar tiempo y esfuerzo contra actividades de adquisiciones, a las cuales pueden ser facturadas contra un centro de costo.
Importe del ERP los costos reales de adquisiciones.
El workflow puede ser utilizado para cerrar contratos con los proveedores.
Todos los documentos, tales como, contratos, órdenes de compra, etc. pueden ser archivados para referencia futura y auditorías.
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