• El Desafío

  Uno de los problemas comunes enfrentados por las organizaciones orientadas hacia los proyectos es tener demasiados proyectos con relación a su capacidad.

  La identificación del número total de proyectos activos y su estado dentro del portafolio de la compañía es difícil y hasta puede llegar a ser abrumador. La mayor parte del tiempo, la asignación de recursos se realiza ad hoc o de forma ineficiente e imprecisa.

  La captura y asignación precisa de los costos de los proyectos, especialmente la mano de obra interna, a veces ni siquiera se intenta debido a las dificultades para la adopción por parte de los usuarios. Para muchas organizaciones, los informes relativos a los proyectos, programas y portafolios exigen mucho trabajo manual, son lentos y están sujetos a errores.

  La colaboración entre los miembros del equipo de proyecto habitualmente es ad hoc e incluye la gestión no estructurada de problemas, riesgos, elementos de acción y procesos de análisis de documentos. Las prácticas de administración de proyectos a menudo no se usan de forma consistente en toda la organización, y el acompañamiento de los programas habitualmente exige esfuerzos manuales intensivos.

  Las organizaciones generalmente identifican numerosas ideas de proyectos, pero fracasan en la tarea de capturar la información del proyecto en una ubicación central y en completar los casos de negocio necesarios para cada proyecto. En algunas organizaciones, los proyectos se seleccionan sin procesos de análisis o criterios de selección claramente definidos.

  Las organizaciones también están buscando soluciones para optimizar sus procesos de administración de portafolio de proyectos, pero la falta de integración de la información de los proyectos puede impedir la capacidad de analizar adecuadamente la totalidad del portafolio. Esto también presenta un problema para los departamentos de TI, que habitualmente están atareados con el esfuerzo de reunir e implementar datos para la generación de informes.

  La administración de los desafíos antes descritos exige recursos de gestión de proyectos que, simplemente, no pueden reducirse a lápiz y papel o a herramientas de software de primera generación. Las soluciones de administración de proyectos innovadoras deben ser capaces de incluir a todos los miembros del equipo de proyecto y deben poder automatizar múltiples tareas de administración críticas. Esto también debe proveer recursos analíticos y de alerta para identificar problemas antes de que impacten en los márgenes y en la satisfacción del cliente.

  
  

  
  Dé un click en la imágen para ampliarla

  
  

  La Gestión de portafolio de proyecto [PPM] es una función de administración clave que requiere un esfuerzo disciplinado para asegurar el éxito. Para ser efectivos, los gerentes de proyecto deben ser capaces de monitorear de forma continua los proyectos, los portafolios y los programas para asegurar que se adopten diversas acciones clave. Necesitan una herramienta que les permita garantizar que las inversiones estratégicas estén alineadas con las prioridades corporativas, se entreguen de forma oportuna y dentro del presupuesto, y que el producto suministrado sea adecuado a las necesidades y especificaciones.

  Arriba    Cerrar

• La Solución

  SoftExpert PPM Suite es una solución robusta, funcional y fácil que ayuda en la priorización, planeamiento, gestión y ejecución de proyectos, portafolios y programas. La solución SoftExpert PPM es una suite integrada que permite que las organizaciones administren perfectamente sus servicios, procesos, productos y recursos.

  Priorice y evalúe efectivamente sus diversas inversiones: SE PPM Suite posibilita a los gestores o ejecutivos una visión en tiempo real de las inversiones, iniciativas y recursos de su organización, y capacita a los tomadores de decisiones para priorizar su inversión de acuerdo con criterios críticos, como beneficios, tiempo, costo y riesgos, con la finalidad de garantizar un mejor alineamiento con las estrategias de negocio y las políticas de dirección de la organización.

  Desarrolle el proceso de gestión de proyecto: Prepare con rapidez y facilidad programas de proyectos completos, profesionales y detallados, con descripciones de tarifas, duraciones, atributos de recursos y dependencias de tarifas directamente en un diagrama de Gantt. Gestione un plan completo de la capacidad de la organización y la planificación de recursos, el inventario de competencias, la carga de trabajo total y la demanda de recursos. Identifique, controle y planifique la forma de mitigar los riesgos.

  Ejecute y controle los trabajos definidos en el plan de gestión de proyectos para satisfacer sus requisitos: Reduzca el tiempo del ciclo de proyecto con el motor de flujo de trabajo integrado que automatiza y controla el flujo de todos los trabajos del proyecto, incluidos los informes y la aprobación de los apuntes, tareas y asignación de recursos y la expedición y la aprobación de los documentos. Comunique eficazmente la información del proyecto a través de gráficos y dashboard.

  Obtenga la aceptación formal del proyecto, el archivo de todos los documentos relacionados y guarde las lecciones aprendidas: Un flujo de trabajo totalmente adaptable inicia el cierre del proyecto para obtener la aprobación de todas las partes interesadas necesarias y contratar representantes. Listas de verificación y scorecards ayudan a garantizar que el proyecto se completó de acuerdo con la inversión, el cronograma y los objetivos especificados y que se obtuvo el resultado deseado. Cree un informe de cierre y valide los resultados finales del proyecto.

  Arriba    Cerrar

Economía Anual

• Aumento de productividad – procesos de negocios optimizados; modelos de proyecto; administración estructurada para la planificación, ejecución y control del proyecto hará con que su equipo alcancen mejores resultados en menos tiempo.
• Reducción en el costo operacional – siguiendo los beneficios descritos anteriormente, por la automatización de algunas aplicaciones, permitirá a su negocio la reducción del esfuerzo para implementación y control de cada proyecto, las cuales proveen espacio para reducción de costo total de personal.
• Reducción del gasto de presupuesto en proyectos de bajo valor agregado – por medio de la implantación de la administración de portafolio SoftExpert, es posible a los gestores la evaluación de riesgos versus beneficios, la evaluación financiera, evaluación de la viabilidad técnica y comercial, seleccionando los proyectos más gananciosos.
• Reducción de la aplicación de recursos en proyectos que no atienden a las especificaciones de los clientes – Un proyecto bien planificado y con los recursos correctos, con expectativas bien definidas y realistas, resultados claramente definidos, sus beneficios claramente asociados, y una administración eficaz del alcance, tiempo, costo y calidad reducirá indubitablemente la probabilidad de no atender a los requisitos de los clientes.
• Economía de esfuerzo administrativo – considerando los varios reportes, consultas y el panel de control configurable, los gestores estarán ahorrando entre 8 y 12 horas por mes en acompañamiento de cada proyecto.

Inversión

• La inversión en el SoftExpert PLM dependerá del tamaño de la empresa en la metodología de implementación.

Retorno no Investimento (%)

• ((((Economía Anual Total) x años) – Inversión Inicial) / Inversión Inicial) x 100.

Tempo de Retorno - Payback (anos)

• Inversión Inicial/ Economía Anual Total.

• Mejor facilidad en la atención de los objetivos estratégicos debido al aumento de la madurez en la administración de proyectos y mejora en la cultura empresarial.
• Aumento de la satisfacción de los clientes debido a la mejor administración de los requisitos y a las herramientas de control de calidad, alcanzando metas acordadas y asegurando un resultado eficaz.
• El aumento en la satisfacción de los clientes lleva al aumento de la tasa de retención de clientes, a la mejora en la reputación, en la participación en el mercado e ingreso.
• Asegura conformidad regulatoria. SoftExpert permite la integración de las capacidades de administración de conformidad con los procesos de negocio.
• Menos procesos manuales y menos papeles para impresión, debido a las consultas de personalizaciones y a un completo panel de control (dashboard).
• Reducción del tiempo para inicio del proyecto, curva de aprendizaje más corta para los equipos del proyecto y ahorro de tiempo, una vez que los procesos, procedimientos y modelos sean creados y reutilizados.
• Asegura la cooperación y el trabajo en grupo eficaz. Los recursos serán mejor coordinados, proveyendo un método directo para solucionar lo que sea necesario, de cómo hacerlo y determinando quién hace qué y cuándo. El equipo del proyecto se comportará con un mayor sentido de profesionalismo y auto-confianza, asegurando la retención de personal.