Gestión de Procesos de Negocio [BPM]

El Desafío

  • Cada día presenta un nuevo conjunto de desafíos y riesgos para las empresas que actúan en un mercado dinámico. Las presiones económicas y las necesidades del negocio en constante transformación requieren una mudanza fundamental en el modo como las empresas abordan sus procesos de negocio. Necesitan perfeccionar sus procesos para volverse capaces de contestar rápidamente a las nuevas condiciones impuestas por el mercado.

    Procesos conducen a la agilidad del negocio, sin embargo, muchas empresas continúan buscando métodos para maximizar la productividad y apalancar las inversiones en tecnología, antes de tener medios efectivos para administrar y optimizar sus procesos de negocio.

    Un proceso de negocio es un conjunto de pasos o actividades interconectadas que producen un resultado para el negocio, sea internamente o externamente a la organización.

    Documentar y automatizar un proceso de negocio involucra describir lo que es hecho, por qué es hecho, cómo es hecho, quién (personas o sistemas) lo hace, tal como, con cuál calidad es hecho. De modo creciente, las organizaciones están siendo inundadas con informaciones y procesos informales basados en el conocimiento de las personas. Frecuentemente estos procesos informales pueden ser muy arriesgados y costosos para las empresas, una vez que los colaboradores llevan consigo su conocimiento y experiencia en el proceso conforme cambian de empleo. Sin embargo, los esfuerzos para formalizar y administrar procesos de negocio informales pueden ser desafiadores a medida en que los procesos se extienden por los departamentos y sistemas de TI.

    Business Process Management [BPM] es la clave para satisfacer estos desafíos y crear procesos de negocio altamente eficientes y ágiles. El BPM es una disciplina de gestión que integra personas, contenido y aplicaciones empresariales, combinando un abordaje centrado en procesos y equipos multifuncionales.

    Soluciones de BPM proveen las herramientas que ayudan a tornar los procesos de negocio explícitos, tal como, las funcionalidades necesarias para auxiliar los gestores en el control y aplicación de cambios en los flujos de trabajo manuales y automatizados. Además, el BPM promueve los siguientes beneficios:

    • Posibilita agilidad organizacional;
    • Soporta los esfuerzos de las personas para conducir mudanzas e innovación rápida en los procesos;
    • Aumenta la retención de clientes, proveyendo mejor acceso a los recursos e informaciones disponibles;
    • Reduce los tiempos de ciclo de trabajo por medio de la optimización continua de los procesos;
    • Refina la conformidad regulatoria, disminuyendo el riesgo de errores con procesos manuales;
    • Disminuye el costo total de propiedad (TCO), conectando usuarios y aplicaciones dentro de un ambiente unificado de gestión de procesos;
    • Acelera el tiempo de respuesta para oportunidades de negocio o eventos de transacción con procesos automatizados y repetibles;
    • Proporciona retorno inmediato de la inversión (ROI).

    Una solución completa de Business Process Management soporta todas las etapas iterativas del ciclo de vida del BPM, ofreciendo diversas tecnologías innovadoras que permiten definirmodelarsimular,distribuirejecutarmonitorizaranalizar y optimizar los procesos de negocio de su organización en dirección al objetivo de refinar la agilidad y el desempeño operacional.


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La Solución

  • El SoftExpert BPM Suite - Gestión de Procesos de Negocio - es una solución completa de módulos y componentes perfectamente integrados, proyectados para administrar todo el ciclo de vida de la Gestión de Procesos [Business Process Management - BPM] y soportar las necesidades de los stakeholders de la organización, incluyendo la alta dirección, equipos de trabajo, equipos de TI y analistas de negocio. La solución también provee una suite completamente integrada de Enterprise Content Management [ECM], que posibilita a las empresas entender mejor los beneficios estratégicos generados para el negocio por una plataforma de aplicación universal, además de optimizar las operaciones del día a día, conectando y compartiendo conocimiento por toda la organización. El principal resultado para el negocio es una solución que proporciona gran agilidad, rápido retorno de la inversión (ROI) y reduce ampliamente el TCO, comparado a otras soluciones del mercado.

    Los principales componentes y funcionalidades del SoftExpert BPM Suite incluyen:

    Process Discovery - Soporta la descubierta de procesos por completo, capturando los datos esenciales de los procesos y actividades, tales como, entradas/salidas, recursos, costos, duración y calendarios. Además, los analistas de negocio y usuarios no técnicos son proveídos de una herramienta de design de procesos de fácil utilización y con recursos de drag-and-drop.

    Content Services - Suite completamente integrada de ECM para administrar, almacenar y entregar los documentos relacionados a los procesos de negocio (Ej. procedimientos, vídeos de capacitación, presentaciones, modelos de documento, etc.).

    Process Modeling - herramienta gráfica para modelización de procesos que permite a los usuarios diseñar, administrar y modificar los flujos de trabajo para mejor satisfacer las necesidades del negocio.

    Risk Management - Permite una evaluación completa de riesgos sobre los procesos de negocio para mitigar o neutralizar riesgos potenciales.

    Performance Management - Indicadores y metas pueden ser asociados a los procesos por medio de la herramienta integrada de gestión del desempeño, el Corporate Performance Management [CPM].

    Process Simulator - El simulador integrado de procesos posibilita a los usuarios del negocio definir atributos como, duración de actividades, costos, utilización de recursos, ejecutores, tiempos de ciclo y otras variables dentro de los escenarios propuestos. El simulador también ofrece un potente recurso de animación, permitiendo análisis en tiempo real del desempeño de los procesos.

    Process Delivery Services - La distribución de procesos 100% basada en la Web torna el conocimiento sobre los procesos de negocio permanentemente accesible a los usuarios del negocio. El repositorio de procesos corporativo garantiza todavía, simple navegación a través de los múltiples niveles de una jerarquía de procesos (drill down).

    Process Engine - Automatiza y controla los procesos de negocio en ejecución en el ambiente de la solución, atribuyendo las tareas generadas durante el proceso para los equipos, papeles, o usuarios correctos en el tiempo apropiado.

    Task Management - La administración completa de tareas asegura el derecho de propiedad, delegación y escalada automática de las tareas de usuario, tal como, controla la prioridad y los plazos requeridos para cumplimiento de los SLA (Service Level Agreement).

    Process Connectors - Integración transparente entre los procesos de negocio y las más reconocidas aplicaciones del mercado de ERP (e.g.SAP, Oracle), portales, herramientas de reporte, entre otras.

    Business Activity Monitoring - Posibilita a los gerentes de proceso configurar alertas de eventos críticos para cualquier usuario o papel funcional, proveyendo dashboards con informaciones en tiempo real para rápida visualización de la carga de trabajo y de la situación corriente.

    Business Intelligence - Dispone reportes por áreas de negocio y auxilia los usuarios a identificar "obstáculos". La herramienta de BI provee recursos de drill down y "slice and dice" sobre los datos para visualización de varias perspectivas basado en la tecnología OLAP.

    El SoftExpert Business Process Management Suite delega poder a las personas para que efectivamente administren los procesos de negocio además de los límites de las corporaciones. La herramienta soporta todos los elementos del ciclo de vida de la gestión de procesos - desde descubierta y definición, modelado, simulación, distribución, ejecución, inspección y análisis hasta la mejora continua de los procesos.

    Los conceptos y funcionalidades proveídos por SoftExpert relacionados al Business Process Management cumplen todos los requisitos establecidos por los estándares y reglamentaciones internacionales, tales como, ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18000, ISO/TS 16949, BPMM, Six Sigma, FDA 21 CFR Part 11, FDA 21 CFR Part 820, SOX, ISO 22000 [HACCP], ISO 20000 [ITIL], COBIT, BSC, entre otros.

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Retorno sobre Inversión (ROI) en Business Process Management [BPM]

El ambiente de negocios actual demanda que las organizaciones redoblen sus esfuerzos para perfeccionar la eficiencia de los procesos que poseen impacto positivo sobre el desempeño financiero.

Organizaciones que buscan aumentar ingresos y disminuir costos están cada vez más confiando en herramientas de Gestión de Procesos de Negocio [BPM] para alcanzar sus metas. De acuerdo con el Gartner, 80% de las empresas utilizando BPM van a experimentar una tasa interna de retorno (TIR) superior a 15%.

De forma creciente, BPM ha sido visto como una aplicación empresarial fundamental, y estudios han mostrado que el ROI en proyectos de BPM ha sido fantástico, con clientes reportando ROI inicial en el rango de 100% a 300% y payback de 6 a 12 meses. Esto ocurre porque proyectos bien sucedidos de BPM no son decisiones tecnológicas, son decisiones de negocio. El ROI reportado por las áreas de negocio de las organizaciones, cuando estas son las compradoras, frecuentemente alcanza diez veces más el ROI de proyectos patrocinados solamente por la TI.

ROI es típicamente visto como una medida de reducción de costo o aumento de beneficio directamente atribuido a una inversión realizada. Generalmente, cuando profesionales discuten el ROI de una inversión, ellos están principalmente pensando sobre beneficios "financieros". Sin embargo, actualmente, las organizaciones deben también considerar los beneficios "no financieros" de una inversión.

Beneficios Financieros engloban los impactos sobre el presupuesto y las finanzas empresariales, tales como, reducción de costo o aumento de ingreso. Este es solamente un aspecto del ROI.

Beneficios No Financieros son los beneficios conocidos como "intangibles" o "no cuantificables" de una inversión. Estos beneficios pueden representar ROI real y englobar los efectos sobre las operaciones y la productividad del negocio que no directamente se traducen en aumento positivo del flujo de caja. Estos beneficios "no financieros" están casi siempre concentrados sobre las actividades críticas del negocio, necesarias para cumplir con los requisitos de clientes, aliados o regulatorios.

El SoftExpert BPM Suite produce impactos positivos sobre cinco categorías primarias: Automatización, Calidad, Conformidad, Gestión y Optimización (reducción de costo / mejora de desempeño). Estos impactos incluyen satisfacción esmerada del cliente, agilidad organizacional avanzada, mejor acceso a recursos e información y tiempos de ciclo reducidos.

El cálculo de beneficios del BPM puede ser tanto directo, a través de la reducción de la carga de trabajo de los colaboradores, como indirecto, perfeccionando la calidad o la productividad. Ambos deben ser medidos para la realización de un business case de BPM.

En resumen, la mayoría de los proyectos que han implementado el SoftExpert BPM Suite han logrado éxitos. Existen muchas razones para esto. La solución ofrece beneficios de ROI sólidos para tres comunidades esenciales: TI/Desarrolladores; stakeholders de negocio; y usuarios finales. Si Usted combina los efectos del ROI en estas tres comunidades, Usted podrá fácilmente ajustar su ROI de decenas (10% o más) para centenas (100% o más). Esto, es claro, depende del proyecto y del tipo de la aplicación o implementación. Sin embargo, el mensaje principal permanece, ROI en BPM es real y puede considerablemente perfeccionar la productividad de TI, la visibilidad del desempeño, como controlar el desempeño para los gestores y la eficiencia de los usuarios finales por medio de la optimización de tareas y reducción de errores potenciales.

El SoftExpert BPM Suite proporciona los siguientes beneficios:

ROI Financiero:

  • Reduce costos con horas extras por medio de la automatización y optimización de tareas manuales, controlando directamente las salidas del flujo de caja.
  • Disminuye el número de funcionarios en tiempo integral necesarios para realizar funciones de bajo valor agregado dentro de la organización.
  • Reduce el esfuerzo gasto para responder requisiciones de clientes a través del monitoreo y perfeccionamiento continuado de los procesos de atención al cliente.
  • Elimina pérdidas en el ingreso debido a la aplicación de las reglas y procesos relativos a las directrices de la planificación estratégica.
  • Evita costos con honorarios de auditoría, pues provee medios para rápidamente crear procesos que permiten la rastreabilidad de los esfuerzos aplicados en compliance.
  • Eleva los ingresos del negocio y reduce el costo total de operación...
    • Realizando la conclusión de actividades de forma más rápida;
    • Ahorrando recursos con alta productividad y velocidad de procesamiento;
    • Reasignando recursos humanos valiosos;
    • Creando ventaja competitiva con base en el valor de la organización frente al mercado;
    • Perfeccionando la sensibilidad para oportunidades de mercado;
    • Reduciendo tiempo de administración y transferencia de tareas;
    • Eliminando errores manuales;
    • Creando un ambiente más eficiente para la colecta de informaciones;
    • Reduciendo costos de soporte;
    • Perfeccionando divulgación de informaciones "ad hoc".

Inversión

  • La inversión en el SoftExpert BPM Suite dependerá del tamaño de la organización y del objetivo definido para el proyecto.

Retorno de la Inversión (%)

  • ((((Economía Anual Total) x años) - Inversión Inicial) / Inversión Inicial) x 100.

Tiempo de Retorno - Payback (años)

  • Inversión Inicial / Economía Anual Total.

ROI no Financiero:

  • Aumenta la motivación de los funcionarios y la satisfacción de los clientes por medio de procesos eficaces.
  • Perfecciona la agilidad y prontitud del negocio aumentando la eficiencia de los procesos.
  • Asegura la utilización optimizada de recursos debido a la estandarización de los procesos.
  • Facilita el control, la optimización y el rápido cambio en los procesos corporativos.
  • Promueve la colaboración entre TI y usuarios del negocio para documentar e implementar los procesos.
  • Administra los cambios en la organización cuanto a papeles funcionales, estructura y actividades.
  • Integra con las aplicaciones existentes de manera pro-activa.
  • Altera dinámicamente las reglas de negocio que conducen los procesos en dirección a las metas de desempeño.
  • Aumenta la productividad debido a la automatización de los procesos.
  • Monitoriza los procesos de negocio en tiempo real.
  • Reduce el tiempo necesario para ajustar los procesos de negocio a los cambios en el mercado.
  • Sincroniza los procesos entre aliados de negocios.
  • Proporciona a los gerentes recursos para tratamiento de excepciones.
  • Ahorra tiempo administrando todos los procesos de forma centralizada.
  • Conduce el crecimiento de la tasa de retención de clientes, presencia en el mercado y ingresos operacionales por medio de la satisfacción de los clientes.
  • Reduce el número de tareas realizadas manualmente.
  • Posibilita la integración de los recursos de gestión de la conformidad en los procesos de negocio existentes.

¡Acuérdese! ROI no puede ser calculado aisladamente. El ROI que Usted proyecta para su iniciativa de BPM será probablemente diferente del ROI que Usted alcanzará en el fin, esto porque existen muchos factores-rotación de empleados, nuevas iniciativas de competidores, cambios de proveedores-que pueden impactar el ROI de su proyecto. En éste caso, ¡tenga en mente que ROI no siempre es mensurable en reales o dólares!

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