• El Desafío

  Todos los días organizaciones crean un inmenso volumen de contenido no-estructurado, que incluye perfiles de clientes, órdenes de compra, registros de empleados, reportes financieros, formularios, facturas, contratos, procedimientos internos, diseños de ingeniería, correos electrónicos, entre otros. El desafío de manejar papeles, contenidos digitales, registros y documentos aumenta cada vez más. Estudios han mostrado que el contenido no-estructurado comprende 80% o más de toda la información corporativa y viene creciendo entre 65% a 200% al año, dependiendo del sector industrial.

  En gran parte de las empresas, el contenido en papel y digital frecuentemente existe en un estado de "caos no administrado". Este contenido es almacenado en múltiples locales, tales como, drives de computadoras, compartimientos de red, carpetas de archivos y ficheros, sin una taxonomía consistente para identificar su naturaleza. Esto torna difícil para que los usuarios encuentren y reutilicen los contenidos que ellos necesitan para las actividades del día a día. El resultado es mucho tiempo perdido en la búsqueda y recreación de informaciones, además de incentivar prácticas menos eficientes como la utilización de correo electrónico en lugar de una herramienta colaborativa de gestión documental.

  Las organizaciones están adoptando plataformas de Gestión de Contenido Empresarial (Enterprise Content Management - ECM) para tratar los desafíos asociados con la información no administrada. Soluciones de Enterprise Content Management [ECM] refinan la productividad y agilidad del negocio, proveyendo mejor acceso a la información y creando una infraestructura de colaboración, seguridad y reuso de contenido por toda la organización. Una plataforma de Enterprise Content Management permite a las empresas reducir costos con hardware y software, además de integrar las informaciones claves en un camino único para explorar nuevas oportunidades y rápidamente adaptarse a los nuevos requisitos del negocio.

  Una solución abarcadora de Enterprise Content Management [ECM] cumple con los desafíos mencionados arriba y promueve los siguientes beneficios:

  • Reduce los gastos generales necesarios para almacenamiento de documentos físicos;
  • Disminuye la mano de obra requerida para completar procesos críticos con documentación intensiva;
  • Amplía la capacidad de colaboración, estimulada por el acceso en tiempo real al contenido;
  • Aprovecha el capital intelectual en nivel elevado;
  • Elimina atrasos e ineficiencias de los procesos manuales;
  • Permite a los auxiliares de servicios de atención al consumidor resolver problemas en la primera llamada, por medio de informaciones precisas e instantáneas;
  • Ofrece a los clientes acceso seguro vía Web ("self-service") a los documentos importantes;
  • Asegura mejor sustentación a las iniciativas de gobierno, riesgos y compliance [GRC], habilitando acceso seguro al contenido corporativo, estandarizando actividades y aplicando retención de contenido con base en políticas;
  • Ofrece prontitud avanzada y riesgo reducido a las cuestiones judiciales.

  El ECM provee las tecnologías utilizadas para crear, capturar, administrar, almacenar, preservar y distribuir todos los contenidos, registros y documentos relacionados a los procesos organizacionales. Las soluciones de ECM permiten maximizar el valor y la calidad del contenido empresarial, refinando el desempeño general del negocio.

  
  
  

  
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• La Solución

  El SoftExpert ECM Suite - Gestión Contenido Empresarial - reúne dentro de una plataforma integrada los recursos necesarios para administrar todo el tipo de contenido empresarial, incluyendo documentos corporativos, registros vitales del negocio (facturas, órdenes de compra, declaraciones, etc.) , informaciones en papel, activos digitales (imágenes, audios y vídeos), correo electrónico, formularios, reportes, entre otros. Además, la solución intensifica la colaboración entre equipos por medio de herramientas para gestión de proyectos, foro, servicio de mensaje instantáneo y workflow. Para completar la oferta, el SoftExpert ECM Suite ofrece también una solución completamente integrada de Business Process Management [BPM] que posibilita a los clientes optimizar las actividades del día a día, conectando y compartiendo conocimiento por toda la organización.

  Las principales tecnologías y funcionalidades que componen el SoftExpert ECM Suite son:

  Content Capture - la arquitectura de la solución facilita la integración con otros productos por intermedio de conectores listos para uso y Web Services que posibilitan la captura de información desde cualquier fuente de datos.

  Document Imaging and Recognition - proceso completo de digitalización que captura documentos y metadatos simultáneamente; reconocimiento avanzado por medio de tecnología OCR e indexación en lote de contenido en el repositorio integrado de gestión de documentos.

  Document Management Library Services - el mecanismo de workflow integrado asegura procesos apropiados de aprobación, control de versión y revisión y funcionalidades de check in/check out para eliminar la posibilidad de alteraciones simultáneas en los contenidos administrados.

  Content Collaboration - ofrece el área de trabajo (workspace) segura para que los equipos compartan y editen documentos y proyectos, accediendo directamente del navegador Web.

  Content Lifecycle Management - administra el proceso de mudanza del contenido por medio de las fases del ciclo de vida (ej.: elaboración, aprobación, expiración, retención, eliminación).

  Enterprise Search Capabilities - permite localizar y recuperar fácilmente informaciones en repositorios federados, utilizando tecnologías avanzadas de búsqueda, incluyendo FTS (full-text search), diccionario de sinónimos, metadatos y categorización dinámica de contenido.

  Conversion Services - provee publicación automática de contenido en formatos universales, como PDF (Portable Document Format).

  Content Notification Services - administra alertas de revisión, publicación de documentos, plazos de expiración, archivamiento de contenido, tareas de workflow, entre otros.

  Workflow/Business Process Management - provee una plataforma integrada para automación de procesos colaborativos y orientados a contenido, refinando la productividad de las personas con el uso de formularios electrónicos para colecta de informaciones durante la ejecución de los procesos.

  Records Management - extiende la solución además de los registros electrónicos, integrando la gestión de registros físicos con los contenidos digitales, permitiendo la aplicación de políticas de retención, eliminación, protección y auditoría sobre los registros del negocio, independientemente de la localización o tipo.

  Digital Signatures - ofrece a los usuarios autorizados del sistema un mecanismo para firma digital de documentos, totalmente en conformidad con los estándares de firma electrónica XML o CMS.

  Information Rights Management - mecanismo completo de seguridad para control de los derechos de acceso y edición basado en privilegios de equipos, departamentos, papeles funcionales, usuarios, entre otros. Incluye el SoftExpert Rights Management que ofrece integración de usuarios vía LDAP o Microsoft Active Directory, SSL, listas de control de acceso (ACL) y soporte a certificados digitales.

  SoftExpert SharePoint Connector - recurso completamente integrado del módulo SE Administration que permite a los usuarios crear visiones personalizadas de los componentes SoftExpert dentro del Microsoft Office SharePoint Server 2007 [MOSS 2007] por medio de Web parts.

  El SoftExpert ECM Suite ofrece todos los componentes citados y mucho más. La solución posibilita efectivamente capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido digital y en papel. Cual sea la persona autorizada - funcionarios, clientes, proveedores o aliados - pueden administrar y trabajar en sus documentos, registros y procesos de forma segura a cualquier hora, en cualquier lugar.

  El SoftExpert ECM Suite desarrolla una conformidad pro-activa con las buenas prácticas de fabricación [GMP], reglamentos como OHSAS 18000, normas internacionales como ISO 9000 e ISO 15489, leyes como la SOX (Sarbanes-Oxley) y DoD 5015.2, la FDA 21 CFR Parte 11 y la FDA 21 CFR Parte 820 referente al registro electrónico y firma electrónica de documentos, prácticas y estándares recomendados por la AIIM, HIPAA y otras reglamentaciones internacionales. Esto garantiza la conformidad con una variedad de industrias, como equipos médicos y farmacéuticos, entidades gubernamentales, servicios financieros e industrias de manufactura en general.

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• Reduce drásticamente los costos de almacenaje del archivo corriente (incluye el valor del espacio físico de la sala, el costo para mantener los armarios/ficheros de documentos, el costo de carpetas y fichas de archivos, así como mesas para análisis de documentos y otros muebles y utensilios.)
• Elimina costos de almacenaje intermediario y permanente de archivos a través del control y repositorio centralizado de documentos (incluye el valor del espacio físico de la sala, costo de tercerización del almacén de documentos, costo para acceder documentos, costo de ítems físicos como cajas, rótulos, etc.)
• Reduce el número de empleados en tiempo integral necesarios para soportar los centros de almacenaje, intermediarios y permanentes, de documentos en papel.
• Corta los gastos con impresión y adquisición de papeles por medio de la gestión y distribución electrónica de documentos.
• Elimina los "costos ocultos" de la existencia de documentos en papel, en archivos locales, archivos personales y pequeñas áreas "no oficiales" de archivos departamentales.
  • (Yo mantengo copias de los reportes en mi mesa porque lleva mucho tiempo para obtenerlos en la sala de archivos, y, además, alguien puede que ya haya tomado los documentos.)
• Evita costos de recuperación y sustitución de documentos extraviados, mal utilizados y desgastados por el uso. ¿Cuánto cuesta recrear un documento perdido, encontrar un documento extraviado y sustituir un documento que no está más legible?
  • Empresas gastan en promedio $20 en mano de obra para archivar un documento, $120 en mano de obra para encontrar un documento erróneamente archivado y $220 en mano de obra para recrear un documento perdido. (Fuente: AIIM)
• Reduce los costos en cuestiones judiciales, debido a la reducción de registros a ser buscados (a través de la captura y eliminación adecuada de registros) y el uso de herramientas de búsqueda con filtradores más eficientes y precisos.
• Eleva los ingresos del negocio y reduce el costo total de operación...
  • disminuyendo los costos con manoseo de papel;
  • cortando costos de archivamiento, duplicación y recuperación en repositorios externos;
  • reduciendo el downtime de la organización en caso de desastres naturales;
  • simplificando el plan de continuidad del negocio;
  • utilizando el espacio actualmente necesario para almacenar papel con actividades más productivas y generadores de ingreso;
  • mejorando la utilización de los activos digitales;
  • aumentando la colaboración sobre los datos y el conocimiento.

Inversión

• La inversión en el SoftExpert ECM Suite dependerá del tamaño de la organización y del objetivo definido para el proyecto.

Retorno de la Inversión (%)

• ((((Economía Anual Total) x años) - Inversión Inicial) / Inversión Inicial) x 100.

Tiempo de Retorno - Payback (años)

• Inversión Inicial / Economía Anual Total.

• Aumenta la productividad debido a la administración electrónica del contenido -creación, revisión, aprobación, distribución y tiempos de ciclo perfeccionados a medida que solamente las versiones más nuevas de documentos están disponibles.
• Ahorra tiempo por medio de la administración centralizada de las versiones de los contenidos.
• Ahorra recursos de TI manteniendo el contenido almacenado y localizado en solamente un repositorio central.
• Elimina copias personales electrónicas y físicas esparcidas por toda la organización.
• Proporciona reducción de los recursos físicos a medida que el papel no es más impreso, señalado y copias de múltiples versiones son archivadas.
• Conduce el crecimiento de la tasa de retención de clientes, presencia en el mercado e ingresos operacionales por medio de la satisfacción elevada de los clientes.
• Sustenta las iniciativas de conformidad regulatoria y establece un ambiente de gestión para los registros corporativos.
• Reduce la tramitación de papel e impresión de reportes por medio de dashboards de alcance y consultas personalizadas de contenido.
• Disminuye el tiempo de inicio de un proyecto, abrevia la curva de aprendizaje de los miembros de un equipo de proyecto y ahorra tiempo, una vez que los procesos, procedimientos y modelos de documentos son creados y reutilizados.

¡Acuérdese! ROI no puede ser calculado aisladamente. El ROI que Usted proyecta para su iniciativa de ECM será probablemente diferente del ROI que Usted alcanzará en el fin, esto porque existen muchos factores-rotación de empleados, nuevas iniciativas de competidores, cambios de proveedores-que pueden impactar el ROI de su proyecto. En éste caso, ¡tenga en mente que ROI no siempre es mensurable en reales o dólares!